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なぜ会社には無駄な仕事や作業ばかり多いのか？
社会人なら誰しも思ったことがある疑問です。
仕事の好き嫌いではなく、無駄に多い確認や会議など生産性の低い業務に対して疑問を抱えている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、無駄な仕事はなぜ多いのか？また、ほとんどの仕事に当てはまるであろう無駄な仕事を7つ紹介します。
無駄な仕事を無くし、給料アップと残業のない働き方を目指しましょう！
なぜ会社には無駄な仕事ばかり多いのか？
社会人に慣れてくるにつれて、無駄な仕事ばかりだと感じてくる人も多いはず。
特に働き方改革や生産性が求められる現代において、会社はなぜ無駄な仕事ばかり多いのかと疑問を持つ人もたくさんいるのではないでしょうか？
会社や上司は頭が悪いなと考える人もいると思いますが、
終身雇用の弊害
終身雇用制度は、日本特有の文化と言えますが終身雇用制度が当たり前なのも無駄な仕事ばかり増えた理由の1つです。
終身雇用制度によって無駄な仕事が増えるのは、仕事がない人にも何かしら業務を与える必要があるからです。
無駄な仕事を作り出す終身雇用制度
終身雇用制度とは、定年退職まで仕事と生活（＝給料）を保証してあげる制度です。なにか事件でも起こさない限り、クビにされることなく会社に居続けることが出来ます。
ですが、仕事がなくても人はいる状況を生み出す原因となり、その結果、
仕事があるから人を雇うのが本来の雇用の姿です。海外ではプロジェクトが終われば解雇することも珍しくないですし、そもそも従業員ではなくフリーランスとしてプロジェクト単位で働く形態も一般的です。
反対に、終身雇用が一般的な日本では”人に仕事を割り当てる”ことになります。仕事は会社から割り振られるのが前提になり、異動や転勤も本人の希望より会社の意向が圧倒的に優先されます。
そして”人に仕事を割り当てる”習慣こそが、仕事がなくても仕事を作り出すことに繋がり、要らない仕事を生み出してしまう原因となってきました。
生産性が低い日本ができた理由でもある
終身雇用制度によって無駄な仕事が生まれると仕事の生産性を下げます。
日本は生産性が低いとよく言われますが、その大きな原因でもあるのです。
「無駄な仕事でも安定した人生を送れるなら良い」って人もいると思いますが、終身雇用を廃止する動きは大企業でも出ており、無駄な仕事を無くして生産性を高めないと会社としても1人の社会人としても生き残るのは難しい時代なのです。
責任を負いたくない
会社で無駄な仕事ばかり多い理由として、心理面も理由の1つに挙げられます。
終身雇用制度で”ミスをしない働き方”が大切なのも一つの原因ですし、空気を読む日本特有の心理も原因でしょう。
一人に任せない体制
このあと具体例を紹介しますが、良くも悪くも一人に任せない日本的な習慣が無駄な仕事や手続きを増やす原因になっています。
- 一人じゃなく会議で複数人で決める
- 上司や役員のハンコ（承認）をもらう
何を決めるにも会議を開いたり、ハンコで複数人の承認を貰うような仕事は、一人に任せず責任を分散します。
もちろん一人に依存しないメリットもありますが、無駄な仕事や確認ばかり増えるデメリットも多いのです。
出る杭は打たれる、周りの空気を読むことが正義とされる日本特有の文化がマイナスに働いてしまった例です。
無駄な仕事7選【生産性の低い業務】
続いては、多くの人に当てはまる無駄な仕事を計7つ紹介します。
日々の業務にはいかに無駄が溢れているのかを知り、少しでも生産性の高い業務ができるよう改善しましょう。
定例会議【年間15億円の損失？】
無駄な仕事や業務の代表と言えるのが会議です。
会議は決定事項があって開かれるのが本来の姿ですが、定期的に開催される会議は”会議のための会議”になり、たくさんの無駄を生む原因です。
本当なら会議を開く必要がないことも、わざわざ議題にあげて無駄な時間を浪費します。また、会議のためにわざわざ本社や事務所へ移動するなどさらに余計な時間・コストを作り出しています。
年間15億円の損失
転職サイトdodaを運営するパーソルキャリアの研究機関：パーソル総合研究所が行なった調査では、無駄な会議によって15億円も損失が生まれていると発表されました。
驚くべきことは、損失15億円は1企業あたりの損失ということ。（従業員1万人を想定）
一人当たりだと、年間15万円も会議によって無駄をしているのです。
本当に必要な会議だけにすれば、年に15万円多く給料をもらえる可能性もあるのです。
会議のための資料作り
定例会議だけでなく、会議で必要な書類作りも無駄な仕事の代表格です。
会議は社内の人間に向けて行うもので、収入アップに繋がるものではありません。
ですが、見栄えやデザインにこだわりすぎて資料作りに多くの時間を割くケースもよくあります。そして、見栄えのいい資料じゃないと理解できない従業員の能力不足も問題です。
伝わりやすく分かりやすい資料作りはもちろん大切ですが、会議の資料作りのために仕事の多くを使っているのなら、シンプルにまとめることで会社の利益が増え、自分の収入アップにも繋がるはずです。
朝礼
会社が長く成長していく上で、足並みを揃えビジョンを共有することは重要なことです。
ですが、毎日のように朝礼があり不必要な共有で時間を割くようなら、いかに無駄な時間かを認識すべきでしょう。
上記で紹介した定例会議と同じく、朝礼は不必要な共有事項や報告時間を作り出す源であり、たった10分でも全員が手を止めていることは多くの損失を生み出しています。
朝礼のために直行できない会社もある
「いる人だけ出席」の朝礼ならまだしも、朝礼に全員参加を求めて出社させる会社も少なからず存在します。
私が以前勤めていた会社もまさにそうだったのですが、営業や担当エリアに直行もできず、必ず本社に立ち寄ってから向かうといった無駄な時間と手間が発生していました。
リモートワークも普及してきた現代において、毎日朝礼のためだけに集まるのは無駄な時間や経費を生み出し、生産性を下げるだけの制度といえるでしょう。
ハンコ
日本だといまだにハンコが必要です。
せめて電子印鑑でPC上で完結するなら多少許せますが、
- 印刷
- ハンコを押す
- スキャンする
このような事務作業を1日に何度も行う無駄な仕事も多くの会社に残っているのが現実です。手間も無駄ですし、紙という資源や印刷に掛かる時間など1つや2つの無駄に留まりません。
ハンコの文化そのものを廃止したいのが本音ですが、せめて電子印鑑を基本にして少しでも無駄を省けるよう工夫することが大切です。
チェック用に紙を印刷
上司に資料のチェックをお願いする人も多いはずです。
ですが、PC上で完結する内容にも関わらず、チェックするためだけに印刷をして紙で添削をする文化の残る会社もたくさんあります。
エコが叫ばれる時代に、なぜそこまで紙にこだわるのかも疑問ですが、印刷代や書類を持って行く時間など、たくさんの無駄を生む業務です。
チェックをPCで打ち直すのは最悪なパターン
紙でチェックすることで生まれる更なる無駄は、添削を受けた内容をPCで打ち直すことです。
データ共有で添削を受けたなら、文章をコピペする程度で済みますが紙でチェックされたものだと同じ文章をわざわざPCで入力し直さないといけません。
デザインが重要なクリエイティブな仕事ならまだしも、文章の修正程度にも関わらず紙で添削しているのなら、倍近く無駄が生まれている自覚を持つべきでしょう。
返信用封筒の書き換え
事務作業やビジネスマナーに無駄な作業は付き物ですが、返信用封筒で「行」を「御中・様」に書き換えるマナーは無駄な仕事そのものです。
マナーとして一般化している以上、従わないのは非常に難しいですが、送る側は書き換えられる前提で「行」と書かなければいけませんし、送り返す側は二重線を引いて手書きで修正する無駄な工数が発生します。
たった数秒〜数十秒ではありますが、事務作業を多くする人にとっては年間何時間にもなる業務です。
会社の信用を下げぬようマナーに従うしかないもどかしい気持ちはありますが、マナーが原因の無駄な仕事の例です。
関連記事：意味不明なビジネスマナー
丁寧なメール文章
メールも仕事で多くの無駄を生み出しています。
メールの歴史は意外と古く、1960年代にメールの前身となる仕組みが生まれました。インターネットが普及した1990年代から仕事でも使われるようになりましたが、メールは手紙の代わりとして普及し始めた経緯があります。
社外メールでは、ビジネスマナーで様々な決まりや注意が必要なのは手紙の代わりとして普及したからですが、手紙の代わりだったことでいまだに多くの無駄を生んでいます。
今では誰から来たメールか分かるにも関わらず、毎回のように「お世話になります。◯◯会社の◯◯です」と書くなど、僅かな手間ですが積み重なると考えられないほどの時間を浪費しています。
社内だけでも簡素化すべき
社外とのやりとりならまだしも、社内向けのメールでもわざわざ丁寧な文章を書いているのは非生産的な行動と言わざるを得ません。
チャットツールが普及して、気軽なやり取りもしやすくなっていますが、本来ならメールでも気軽にやり取りしていればいいだけの話です。
とはいえ、部下から上司へいきなりメールの体裁を変えるのは気が引けます。そのため、経営者や責任者が社内メールは堅苦しい文章を辞めよう！と周知させるのが大切になります。
毎日何通・何十通もやり取りするメールで生まれる無駄も、改善すべき仕事の一つでしょう。
無駄な仕事を減らすと残業が減り給料は増える！
無駄な仕事について一通り紹介してきました。
日本特有の文化や価値観によって様々な無駄な仕事がいまだに残っています。ですがその多くは、会社や組織の努力次第で減らせるものばかりです。
仕事や業務の無駄を減らすことは、気持ちの話をしているのではなく会社の利益を高めます。無駄な仕事が減ると、生産性の高い業務だけ残ると会社の利益率が改善します。
すると、
- 給料が増える
- 残業も減る
2つの大きなメリットをもたらしてくれるのです。
上司には会社の利益を増やすためと伝えつつ、自分の給料を増やし残業を減らすために、無駄な仕事を1つでも減らす働き方を目指しましょう。
