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会議はどれほど無駄を生んでいるのか？
会社で働く上で、会議や打ち合わせに参加しない人はいないはずです。ですが、会議を行う意味を理解しないとただただ無駄な時間になります。
パーソル総合研究所が行なった会議の無駄を調査した研究では、1万人企業で15億円の損失を生んでいるとの試算が。一人当たりに直すと、無駄な会議によってひとり15万円も給料が下がっているとも言えるのです。
これだけ無駄を生む会議ですが、具体的にどのような無駄を生み出しているのか？また、会議をより効率化するための対処法とは何かについて紹介していきます。
会議が生む無駄な4つのコト
会議で何かを決めることは大切ですが、会議のやり方次第では多くの無駄を生みます。
会議によって発生する無駄なことを4つ紹介します。
会議のための議題や共有
会議といっても様々な種類がありますが、定例会議のように定期開催される会議では、会議のための議題作りや共有事項といった無駄な業務を生み出す原因となります。
決めなければいけないコトがあってこそ集められるのが本来あるべき姿ですが、定例会議だと会議が先に組まれて議題や共有事項は後付けです。
すると、会議で話すまでもない議題や共有で余計な時間を割く結果となります。
定例会議のための議題や共有は、そもそも会議を組むまでもない無駄な時間と言わざるを得ません。
メールをはじめ、チャットや共有ツールなども普及した現代において簡単な相談はいくらでもできます。古い価値観のまま定期的な会議を開催しているのは生産性を大きく落としている行動だと理解しましょう。
資料作りの時間
会議には資料が必要となる場合も多いでしょう。
会議は社内での承認や決済を得る場であり、直接売上や顧客に耳を傾ける行動ではありません。デザインや見栄えを気にしすぎて多くの時間を資料作りに使うのは、非生産的で費用対効果0の業務です。
「事件は現場で起きている」
会議のための資料作りに多くの時間を割いている会社は、某映画の名セリフを思い出すべきです。
会社で言うと、現場とは顧客のこと。会社内でいくら評価されても顧客に求められるサービスを提供できなければ売上は伸びず会社の経営も成り立ちません。
会議の準備に使う時間は、1分でも顧客やサービスを良くする時間に充てられるよう注意しましょう。
移動コスト
会議には、移動に関する無駄も発生します。
無料で使えるTV電話ツールがたくさんありますが、対面での会議にこだわって遠方から本社に来てもらう会社もいまだに多いですが、どれだけ多くの無駄を生んでいるのか、一度見直すべきでしょう。
移動にかかる交通費はもちろん、移動中の作業できない時間は無駄に人件費を払っていることになります。
日本の平均年収から換算すると、1時間あたり2,000円以上も無駄な人件費を払っていることになります。役職者であれば人件費はもっと高くなりますし、往復の移動時間と考えると会議の度に数万円近く無駄になっている場合も多いです。
せめてTV電話を導入するなどして、同じ労働時間で高い利益を出せるような文化を作っていきましょう。
会議によって無駄な仕事が生まれる
会議はそのもの自体が無駄であったり、会議のために移動や準備の無駄が発生しますが、突拍子も無い無駄な業務を作り出すケースも多々あります。
人数の多い会議やいくつかの部署が会する会議で起こりがちですが、たくさんの人の意見が集まってしまうことが逆にデメリットとなり、本来なら考える必要のないリスクについて指摘されて業務量を増やしてしまうケースがあります。
- 営業部だけで済む資料が、経理からの意見で集計する項目が増えた
- 現場で必要性を感じない業務だが、他部署の助言で対応する幅が広がった
- 業務に関係ない役員の一言でキャンペーン施策を始めることに
会議が原因で要らない仕事を作り出す原因は、会議のための会議になっているためです。決めることがあって必要な人を集めるようにし、自分の首を自分で締めることがないよう注意するべきです。
なぜ無駄な会議が多いのか？
無駄な会議をなくすための対処法を紹介する前に、なぜ会社では無駄な会議が多いのかについて3つの理由を解説しておきます。
責任逃れ
無駄な会議が増える背景の1つとして、責任を負いたくない心理があります。
日本で根付いた終身雇用制度の文化は高い成果よりミスをしないことが求められる制度です。転職にマイナスイメージを持つ人はいまだに多く、チャレンジするよりミスをせずやり過ごす方が社会人としてベターな生き方でした。
会議は責任を分散させる
ミスをしないことは大切な心掛けですが、ミスをしたくない心理は責任逃れを生みます。
新しい試みも一人が主導権を持って進めると失敗した時に大きな責任がのし掛かります。なので会議で複数人の承認を受けて責任を分散させるようになったのです。
また、会議で承認を受けることは民主的である一方で奇抜なアイデアや思い切ったチャレンジにブレーキを掛ける事にもなり、会社が飛躍するチャンスを逃している可能性もたくさんあると考えられます。
対面コミュニケーション信者
メールやチャットツールも発達し、無料で使えるTV会議もある中、同じ場所に集まろうとする対面信者も多く存在します。
人間なので直接会って人となりを知りたい気持ちも分かりますが、毎週のように会う必要はないですし、チャットのようなメッセージツールの方が発言の履歴が残ったり上下関係に影響されず会話しやすいメリットもあります。
直接会うことに拘る理由は今の時代ほとんどなく、自分の不安感を減らしたいだけに過ぎません。
移動コストもかかり時間の拘束も生み出す会議はいかに無駄なのかを改めて理解するべきでしょう。
仕事がない
仕事がないけど仕事をしている感を得るために無駄な会議をしている場合も多いです。
仕事がないけど何かやっている印象を付けたい人にとって会議は最適です。
会議に出ていれば、その場に居るだけで業務に加わっている印象を与えられます。
日本の会社員はよほど事件など起こさない限りリストラされることもありません。なので仕事がなくてもミスさえせずにやり過ごせば給料を貰える環境にあります。
言い換えると、自主的な行動を起こさなくても”やっている感”さえ会社や上司に与えられれば大丈夫なのです。
会議が多い人は仕事がない人って場合も多いかも？
会議の無駄を無くす4つの対処法
会議でどのような無駄が生まれるのかは紹介した通りですが、ではどう対策すればいいのか？
効果的で注意すべき対処法を4つまとめました。
定期的な会議は辞める
はじめに紹介した通りではありますが、
定期的な会議は要らない議題を作り出し、優先度の低い業務を作り出す原因になります。
生産性が高く利益を上げたいのなら、定期的な会議を辞めてその時間を顧客の調査やサービス向上の時間に充てた方よほど価値があるでしょう。
趣旨や前提は会議前に済ませる
会議の冒頭で、会議の目的や前提を話すことも多いですが、非常に無駄な時間です。
会議は決めるために集まり、決めるための議論をする場所。
会議中の時間は売上に繋がらない時間であり、多くの人件費を割いている時間だと理解して生産性を上げるよう工夫しましょう。
会議時間の延長は厳禁
会議が毎回延長してしまう会社も多いのではないでしょうか？
ですが、会議時間の延長は絶対NGです。
会議の延長が当たり前の文化は会社の経営に悪影響をもたらします。
売上の予算は月ごと・年ごとに決まっており、延長はできません。ひどい場合には支払いや融資を返せずに倒産につながります。
たかが会議と思うわずに、決まった時間で成果を出す意識を持つことが大切です。
発言のパワーバランスを作らない
社内の上下関係を会議に持ち込むことも多くの無駄を生む原因です。
若手の発言に対して役員が否定するような会議だと、若手が居る意味のない会議となります。
決裁者に決断してもらうことも大切ですが、決断する前の意見や発言で上下関係を付けるべきではないのです。
若い意見や現場の意見こそ価値がある場合も多いので、フラットな環境を作ることが無駄な会議を無くすためには大切です。
無駄な会議を辞めて給料アップを目指そう
会議をすることでどれだけの無駄をしているのかについて、紹介してきました。
繰り返しになりますが、会議とは決めることがあって開かれるものであり会議のために議題や共有を作るのは大きな間違いです。
冒頭で紹介した会議による損失から考えると、無駄な会議を辞めることができれば1年で15万円の給料アップも夢ではありません。
働き方改革や生産性向上が叫ばれる今こそ、会議の必要性を見直してみてはいかがでしょうか？
