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新入社員や既に社会人のみなさん。ビジネスマナーはどこまで習得出来ていますか？
ビジネスマナーを完璧に身に付けている人はほとんど居ないと思います。
それだけ奥が深いビジネスマナーですが、
「これって必要ある？」「意味不明なんだけど！」と感じる事ありませんか？
今回は社会人になって驚いた謎・意味不明なビジネスマナーや慣習をご紹介します。
① 返信用封筒の「行」を「御中」に書き換える
契約書や覚書など、書類を返送して貰う時に同封されている返信用封筒。
返送する側は、
「行」「宛」の文字を二重線で消して、「御中」「様」に書き換えるのが正しいビジネスマナーとされています。
でも、
- 返送する側：書き換える手間がかかる
- 送付する側：書き換えられる前提で「行」と書く
無駄で意味不明なビジネスマナーだと思う人も多いはず。
１通だけでなく、1日に何通もやり取りをするのであれば尚更。しかも印刷で修正が出来ないので、わざわざ手書きをするのも億劫ですよね。
「行」を書き換える理由
無駄としか思えないビジネスマナーについて理由を調べてみたところ、
送付する側が、御中や様など、敬う表現を自分でつけるのはマナー上良くないため、行と書くのだそう。
ん〜 日本の相手を立てる文化として理解出来なくはないけど、この様なビジネスマナーや「やり過ぎた配慮」の積み重ねが長時間労働に繋がっている気もしますよね。
いっそのこと労働基準法で「行」と書くな！もしくは「書き換えるな」って規制してくれないかな・・・笑
② 「パスワードは別メールで送ります」
メールでファイルやデータを送る時の
「解凍パスワードは別メールでお送りします」と後から別メールを送る慣習。
意味不明だなと感じつつも、宛先を間違った時の情報漏洩防止ですし、情報セキュリティの認定制度である「プライバシーマーク」の規定でも指示されている内容で仕方ないのかと半ば諦めている人も多いかと思います。
でも実はこの「パスワードは別メールで送ります」のやり取りは、日本だけで行われている文化なんです！
データ送信：海外の主流とは
では海外ではどのようにしてデータやファイルを共有しているのか？
海外で主流となっているのはDropboxやビジネス用SNSツール等、クラウド上で閲覧制限を設けて共有しているのです。
プライバシーマークと言う日本独自の認定制度を設け、そこで推奨しているが故に出来上がってしまった、日本だけの文化・慣習と言えるでしょう。
日本の生産性が低い根本的な理由も見え隠れしますよね・・・
③ 名刺文化と名刺交換のマナー
新入社員になって最初に覚えるビジネスマナーと言ってもいいのが名刺交換のビジネスマナー。
- 交換する時、名刺入れを横にしたり縦にしたり
- 相手より下を通って渡す
- 目上の人の名刺を名刺入れの上に置く
など、社会人であれば誰しも知っているであろうビジネスマナーですよね。
でも、そもそも名刺って必要なのか？ってのが疑問なところ。著名人も同様の意見を持っている人が結構います。
名刺を頂いても二度と連絡しない人のほうが多いのに、置き場所に困る名刺を大量にもらっている。大量に名刺を持っている人はファイリング装置などを買って机の上に飾ってあるが、数年に一回程度しか結局使わないのである。
フェイスブックさえあれば十分なのではないかという確信めいた気持ちが芽生えてくるのだ。
ライブドア元社長 堀江貴文さん
名刺なんかよりも、ファーストコンタクトで「この人と一緒に仕事をしたい」と思わせることに注力していただいた方が“僕は”嬉しいです。
キングコング 西野亮廣さん
メールアドレスは誰でも持っていますし、LINEやFACEBOOKなどこれだけソーシャルネットワークが発達した時代において、紙という保管が必要な物を受け渡すメリットは多くないと考えるひとも増えてきているみたい。
名刺があって連絡することももちろんありますが、継続して取引するようになるのは１割いるかどうか？では無いでしょうか。
働き方改善が進み、会社の中の個人でなく、「個人の一部が属している会社」として、個人がより尊重される世の中になれば、名刺の文化やそれに伴うビジネスマナーも無くなっていくかもしれませんね。
④ お茶を飲まないor飲み干さない
訪問先で出されたお茶は「飲まない」または「飲み干さない」とするビジネスマナー。
ビジネスでは無いですが、食事の作法として、中国では料理を一口残すのがマナーとされます（沢山出してくれたから食べ切れないくらいでした の意味）
でもここは日本。そんな食事のマナー聞いた事がありません！！
そもそも、お茶を出してくれる方が貴重な時間を使いお茶を淹れてくれてるのに、飲まない方が余程失礼な気もします。
相手より先に飲まないとか、「どうぞ」と言われてからとか、様々な意見が出そうな点もありますが、飲まない理由は意味不明ですし、無駄と思えるビジネスマナーだと感じます。
感謝をして頂き、「ご馳走様でした」「お気遣い感謝します」と伝える方が好印象なのでは？と個人的に感じております。
⑤ 角印・丸印・銀行印 ややこしい印鑑の種類
ハンコ文化である日本ならではの慣習かなと思いますが、会社では使う印鑑が色々あります。
- 角印
- 丸印
- 認印
- 代表印
- 銀行印
非常に様々で「この書類はどのハンコを押せばいいの？」と悩むこともしばしば。
また、同じ印鑑でも丸印と言ったり実印と言ったり分かりにくい。
ややこしいビジネスマナーというか、慣習と言えますよね。
印鑑の基本的な考え方
基本的な考え方としては、
- 角印＝会社が発行したと知らせるもので、請求書・領収書などに使うもの。認印とも呼ばれる。
- 丸印＝会社の代表が、重要書類（契約書など）の証明に押すもので、法務局に印鑑登録もしている。会社の実印。
- 銀行印＝金融機関に届出をする印鑑。銀行印は経理担当者など代表者以外が保管する場合が多いため、丸印とは別で用意する事が慣習になっている。
このようなイメージです。
ビジネス界だけでなく日本の社会的にハンコ文化となっていますが、マイナンバー制も導入されている現代、ハンコ以外で証明する方法はいくらでもあるのでは？と思ってしまいます。
⑥ 遅刻は怒られるのに、会議や終業時間はいつも延びる
「日本人は時間にキッチリしている」と言われますが、本当にそうでしょうか？
私が感じるのは「始まりの時間は厳しいが終わりの時間はかなり緩い」ということ。
終業時間や会議の時間まで守れている企業はどれだけいるのか疑問に思います。
近年少なくなりつつも、残業代が支払われない会社はいまだに多く存在しますし、「月に60時間は見込残業」のように終業時間にはルーズと思われる企業も非常に多いです。
私は「この終業時間にルーズな慣習こそが日本の生産性を下げている原因」だと強く述べたいです。
ビジネスマナーとまでは言えませんが、「上司が帰るまでは帰れない」という暗黙のルールが存在する企業もあると聞きます。
時間は人生そのものです。マナーや慣習を優先し、あなたの大切な人生を無駄にしないよう仕事が終わったら勇気を持って帰宅しましょう。
その行動があなたの生産性を上げ、会社の生産性も上げ、その先には日本の生産性を上げる行動となるはずです。
⑦ 飲み物を注ぐ時にラベルを上にする
入社してビジネスマナー研修があった時に初めて聞いたマナーなのですが、「ソムリエじゃないんだから！」と感じたのを今でも覚えております。
レストランでバイトをしてた時は意識をして接客をしていましたが、飲みの席で上司にまでする事なのか？というのは甚だ疑問に思いました。
ラベルもですが、後輩や部下は上司に注がないといけないみたいな圧力も、日本ならではのビジネスマナーというか堅苦しい文化だなと感じます。
私も後輩に注がれる事がありますが、「気を遣わなくていい」と強く言うようにしています。そこに神経使うくらいなら会話に集中して色々聞けた方がよっぽどお互い楽しいに決まってます。
注がれるのもなんか小っ恥ずかしいし、ラベルまでいちいち気にされたら恥ずかしくて堪りません。
ラベルを気にするくらいなら会話から一つでも吸収しようと話の内容に神経を使う方が、よほど自分のため会社のためになるはずです。
⑧ 決める事がない定例会議
海外が必ずしも良いと限りませんが、日本の企業は会議が多いと言われます。
週に1回など、事業部やチームで共有をするための定例会議を実施している企業も多いのではないでしょうか。
定例会議のメリットは「全員が集まるため一度に共有が出来る」事と言われますが、果たして共有する為に全員が集まる必要はあるのでしょうか？
会議のデメリットや代替案として
- 共有→社内SNSやメールで可能
- 会議だと議事録を作成するがSNSやメールだと既に文章に起こされている
- 時間を制限される・調整するコストや手間が掛かる
- メンバーが多い程、聞いている時間が多くなり、その時間業務が進まない
など、定例的な会議として同時刻で行う必要性は無い事だと思われます。
会議とは「決定を早く行う場合一番効果的で、決定する為に行うもの」です。
共有だけで毎週全員が同じ時間に集まる必要はありません。
効率よく共有するためのツールが多くある現代において、時間を合わせて集まるのは意味不明と言える慣習です。
また、社内SNSツールやメールでの共有の方が雰囲気や会話の流れに関係なくやり取りが出来ますし、時間や手間も効率的に出来るでしょう。
無駄な会議を無くして、本来の業務に時間を割けるよう提案してみる価値は十分あるはずです。
⑨ 新入社員は始業〇時間前には出勤しよう
入社した直後のビジネスマナー研修や社内研修で言われる事が結構多いのが「新入社員」という名目で課される意味不明なルール。
その中でも意味不明なのが、「新入社員のうちは始業の1時間前には出社しておきましょう」という謎ルール・・・
電車遅延等があっても遅刻しないようにと言う意図かもですが、大人なんですから出社時間まで指定しなくてもと思いますよね。
ビジネスマナーでも何でも無く、新入社員を会社の一員だと認識させるためだけのルールだと思います。
勝手な憶測ですが、ビジネスマナー研修を請け負う会社が自分達のために作りあげたものなのでは？と勘繰ってしまいます。
研修を依頼している企業としては「みんな早く来てて真面目だな。良い研修会社だな」と言われて、ビジネスマナー研修を請け負う会社の評価が上がる事を狙っているのかも知れません。（個人的な意見です）
でもそれを「ビジネスマナー」＝「当たり前の事」ように指導するのはいかがなものかと。
社会人＝自立した大人 ですから、遅刻には気を付けながらも、ルールやビジネスマナーだからでなく、自分自身で判断が出来る人間になりましょう。
まとめ
既に社会人の方も新入社員の方も、知らないビジネスマナーは沢山存在しますし、席次や敬語の使い方など、完璧にマスターしている人はほぼ居ないでしょう。
ビジネスマナーや慣習が生まれたのは相手への思いやりをルール化したからです。
しかし今回ご紹介したような、行き過ぎた意味不明な決まりや、現代では合わないルールも多く存在していると感じます。
大切なのはマナーやルールでなく、相手への配慮や思いやる気持ち。
ビジネスマナーや慣習を優先するあまり犠牲にしている事は果たして無いのか？日々の業務の中で見直していく事も大切です。
