RPA導入担当者になった人必見!RPAについてざっくりまとめてみた〜導入編〜

機能編でRPAはなぜ注目されているのか、どのような機能があるのかを大まかに理解頂いたのではないでしょうか。

今回はその最終章として導入へ向けてすべきことをまとめました。

導入する前にすべき事

RPAの導入を検討しているということは、少なからず業務改善や効率化の需要が社内に高まり、より良い就業環境を目指している最中と思います。

ですが、業務の棚卸が出来ないままシステムを入れてしまうと、本質的な問題が見えないまま表面だけの改善になってしまう結果を招きます。

業務の棚卸・業務フローの確認をしておく

業務をリスト化し、「どれをRPAに移行すべきか」逆に言うと「時間を割くべき業務は何か」を明確にしておく必要があります。

システム化する事にこだわった結果、本来は人が関わった方が良い業務までも仕組みしてしまうかもしれないですし、リスト化=見える化した上で移行する事・しない事の判断もつきやすくなります。

また、業務フロー・業務の手順を細かく確認しておく事で、RPAの構築をする際にも役に立ちますし、導入によりどれだけの手順・工数が削減出来るかを明示する事が出来ます。

出来れば手順ごとに掛かる時間もおおよそ割り出しておくと、

「どれだけの労働時間・人件費が削減されるのか」

「導入費用と比較するとどうなのか」

と言うのも、予め分かった上でプロジェクトを進めて行くことができます。

最終的に役員や決裁者の判断基準にもなる項目なので、早めのうちに作成しておく事をオススメします。

RPAを導入せずに出来る改善は無いか?

例えば、

「物が増えて家が狭くなったから広い家に引っ越した」

としましょう。一見問題は解消されたように見えるかもしれませんが

「不必要な物を捨てることは出来ないか」

「収納を増やす事で解決出来ないか」

「広い家ではなく、単価の安いトランクルームで解決出来ないか」

「そもそも、なぜ物を買ってしまうのか。計画的な買い物をしたらどうか」

みたいな感じで、問題の解決策や本質的な原因は別の所にあるのかもしれないですよね。

このような問題はRPAでは容易に起こり得ます。

システムの導入により確かに業務は減り、余裕が出来、一見成功に思われるかもしれませんが、それはベストな選択だったと言えるのでしょうか。一度、RPAを導入する以前に解決できる事はないか、業務を見つめ直す事が必要です。

・そもそも必要な業務なのか

・現在のシステムを改善する事で解決できる問題は無いのか

・現在のシステムを入れ替えるのはどうか

など、RPAの導入以外の対策も検討した上で最適な判断をする事が必要です。

導入後の対応は誰がやるのか?

製品やプランにより、プログラミングのスキルが無いと出来ないものだったり、反対に直感的に設定が出来るものだったり、

またサポートがしっかりしていていつでも微調整が可能であったりと、様々です。

導入まではシステム業者が開発してくれて導入直後は無事に稼働し始めても、その後の対応が社内では不可能である場合も想定されます。

ひどい場合には、いつの間にか抽出すべきデータが間違って出力されており、それに気が付かないまま業務が進行していく・判断がされていくとなると大きな事故となりかねません。それらの収拾に終われたのでは業務効率化どころの話ではなくなってしまいます。

導入後の対応は自分または自社の人材で可能なのか、それとも都度委託する必要が出てくるのか、予め確認した上で製品選びや導入を進めていく事が必要です。

導入事例

RPAを検討する上で、実際にどれほどの効果を発揮するのか、どれだけ業務が効率化されるのかは、一番気になる所ではないでしょうか。他社ではどのくらい成果が出ているのかは社内で提案をする際の判断基準の一つになるはずです。

そこで最後に、大手企業や官庁など、導入によりどれくらいの効果があったのか、事例をいくつかまとめてみました。

他の記事やサイトからの引用のため、詳しくはリンク先にてご確認ください。

J:COM

その結果、オペレーターの作業時間が1件あたり11分から3分半へと約70%削減されました。導入効果を確認したJ:COMは、2018年3月にオペレーションセンター全拠点へ展開、本格稼働を開始し、年間約1,800万円のコスト削減効果を見込んでいます。

今回の「入金業務」の自動化をオペレーションセンター全拠点に本格導入することにより、同業務において50%の業務時間短縮、年間約3,000万円のコスト削減を見込んでいます。

引用:株式会社アイティーフォー

日本生命

例えば新商品開発では、システム検証作業に必要なテストデータ作成にRPAを用いた。時間にして418時間をRPAで代替できたという。反社会的勢力のチェック検証作業とは、年に1度更新される反社会的勢力のデータベースに付き合わせて全保険契約の契約者をチェックするという作業で、2250時間分をロボットが行った。総じて、2万7000時間分をRPAで代替したという。

本格展開となった現在、月に15~20業務のペースでロボット開発を進めており、年後半にはこのスピードをさらに加速させる。「今年度で約450の業務を新たに稼働したい」と拝田氏、時間に換算すると55人分(10万時間)を自動化することになる。

引用:マイナビニュース

サッポロビール

髙雄氏によれば、「Autoブラウザ名人」の導入により、労働時間の削減効果は年間約5700時間、金額換算で約1100万円にも達したという。

引用:東洋経済オンライン

大塚商会

実際に開発してみたところ、4万種類もの検索条件の入力が必要となる、人手では970時間かかると試算される分析作業を、わずか1時間で完了させてしまいました。そしてFAQを充実させることが可能となり、内容によってはお問い合わせ件数が半減したという効果も表れました。

引用:大塚商会

まとめ

3編に渡り解説してきたRPAですがいかがだったでしょうか。

私自身、エンジニアや開発者ではないので、設計の部分など具体性に欠ける点もあったかと思いますが、非エンジニアの視点での解説が、少しでもお役にたてれば幸いです。また、非エンジニアながらRPA導入を目指す方も多くいると思いますので、なるべく専門的な言葉は使わずにまとめてみました。

このサイトのテーマでもある、

「やりたい事を思い切りやって、やらなくていい事はやらないようにする」と言う点で、大きな効果を発揮してくれるのがRPAだと思っています。

導入の際には、今の業務を見直しと継続的に稼働出来る仕組み作りに気をつけながら、より効率的で生産的な日々が送れるよう祈っております。

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