RPA導入担当者になった人必見!RPAについてざっくりまとめてみた〜機能編〜

ここ最近、急速に広まりつつあるRPAという業務改善ツール。

そのRPAを導入する事で何が出来るものなのか?を解説していきます。

RPAとは?

RPAとは

Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)

訳すと「ロボットを使った業務プロセスの自動化」みたいな感じでしょうか。

人の操作をパソコンに記憶させる事により業務を効率化する機能を持ち、主にホワイトカラー業務を効率化・自動化させる事に用いられる事が多いものです。

特徴

「ロボット」と言うと機械を思い浮かべてしまいそうですが、特徴としては

・機械ではなくソフトウェア

・決まったルールに基づいて同じ作業を繰り返し実行する

・既存のシステム(エクセルとか、自社システムとか)はそのままで操作方法を覚えて実行してくれる

などが主な特徴としてあげられます。

PCにインストール等をし、業務を覚えさせて導入します。

AIとRPAの違い

よく比較されたり混同されやすいのがコレです。

私も当初何が違うのかハッキリしていませんでした。正直どちらもソフトウェアであり、今後はどちらの機能も備えたものとして開発が進んでいくものと思いますが、現時点で分類される特徴としては以下のようなイメージでおおよそ問題ないと思います。

RPA

・決まったルールを元に自動化してくれる

・人がやり方を定義し、教える(設定する)必要がある

・AIより安価で導入も手軽にできる

一言で表すなら、

「教えた事を教えた通りにやってくれる優等生」

といったところでしょうか。

AI

・判断も含めて自動化してくれる

・蓄積されたデータを元に判断までしてくれる

・開発費用、導入費用も高価

こちらも一言で表すなら、

「言われた事以上の事もするデキるやつ」

みたいなところですかね。

AIは「知能」なので判断も担ってくれます。その代わり(設定や開発仕様にもよりますが)勝手に学習してこれまでにない事もしてくれます。

ただ、自動で判断するが故にいい意味でも悪い意味でも、お願いした事以上の事もやってくれるようになります。

反対にRPAは自分で新しいやり方を考えたりは出来ず、教えた事しか出来ないが、教わった事は忘れずにコツコツと確実にこなしてくれるツールです。

今後はそれぞれのイイトコ取りのツールも生まれてくるのでしょうが、現在はそのような機能としての違いがあります。

RPA導入で生まれるメリットとは?

メリット①:労働時間の削減

定型的な業務・繰り返し業務(データ入力・登録作業など)を代行させる事で人の労働時間が削減されるのが何よりのメリットであり、人だからこそ出来る事、例えば創造的な仕事や顧客との関係性を築く業務により注力できるようになります。

メリット②:コスト削減

人が行う事には基本的には時間に応じた人件費が発生します。その作業をロボットが代行する事により人件費を削減する事が可能です。システムの使用料や導入費用は発生しますが、人件費と比べれば安価で導入が出来る場合がほとんどです。

ただ、一点注意点としては、今あるのをそのまま自動化するのではなく、一度業務の見直しも含めた上で導入へ向けて動く必要があります。RPAに移行する業務の多くは1業務にかかる費用が明確になっていないものが多くなる場合がほとんどです。業務の棚卸も含めて業務を精査するいい機会にしてみるのもいいかもしれません。

詳しくは次回の導入編でも解説しています。

メリット③:動作速度が速い

RPAは人間よりも高速で作業する事が可能です。

例えば、

「問い合わせフォームから来た情報を、顧客管理システムにコピペして登録する」

みたいな業務があったとしましょう。

人間が作業をするときは

①問い合わせフォームを目で見つける

マウスを手で動かし問い合わせフォームを開く

③氏名の欄を目で見つける

マウスを手で動かしドラッグ・コピーする

⑤顧客管理システムを目で見つける

マウスを手で動かし顧客管理システムを開く

⑦氏名の欄を目で見つける

⑧マウスを手で動かしペーストする

みたいな流れで進みますよね。

この「目で見つける」「マウスを手で動かし」という作業には人が行う以上どうしても無駄が生まれます。また、ずーっと集中状態で作業出来る事もなく、一呼吸置いたりする時間は発生してしまいます。

反対に、RPAで設計された業務は

・一息つく事がなく

・無駄な動作が発生しない

ので、作業時間も大幅に削減出来るようになります。

メリット④:単純ミスが削減される

人が作業する上で

「見間違えた」

「1つ抜かしてしまった」

という人為的なミスは出現率的にも必ず発生します。

しかしRPAでは仕組みさえ間違えていなければ決まった動作を確実に行ってくれるので、人為的なミスは削減され、正確に業務をこなしてくれる事となります。

メリット⑤:辞めたり凹んだりしない

ロボットだから当然ではあるのですがこれが何よりのメリットだったりします。

・人間関係の問題

・モチベーションの管理や人材マネジメント

・人の入れ替えにより掛かる採用費

・面接や研修に掛かる時間

などなど、人を抱える上では様々な問題・費用が発生してきます。

上司だと、それらをマネジメントする労力・時間・スキルも必要となりますよね。

それらをロボットが担う事により、不満が出る事もなく同じ動作を行う限り費用も増えず、ずーっと同じ業務を行ってくれるのがRPAというかロボットを導入する上でのメリットです。

操作の覚えさせ方

人の行う業務を覚えさせて、自動的に操作してくれる とはいえ、操作はどう覚えさせるのか、疑問に思いませんか?

クリックする場所をどう指定するのか?入力する場所は何で判断しているのか?

導入段階では仕組みの構築までシステム業者が行ってくれる場合も多いと思いますが、仕組みについて簡単に説明します。

物の探し方や見つけ方に例えると分かりやすいので、イメージとして理解いただければと思います。

コードベースで指定する

HTMLなどで記述されたコード中で、特定の文章や対象物を指定する方法です。

イメージ:「商品名が○○と書かれてるのを持ってきて」

座標で指定する

画面上の縦横の座標軸を指定する方法です。

イメージ:「右から3番目の棚の上から2段目の物を持ってきて」

画面の配置が変わると指定出来なくなるので、その点は注意が必要です。

画像で指定する

特定の画像(文字を画像として認識させる場合も含みます)を覚えさせて、指定する方法です。

覚えさせた画像との一致度を高めたり低くしたりする事で、認識率を調整する事もあります。

例えばGoogle Chromeのアイコンを覚えさせてさせていたけど、バージョンが変わると多少デザインが変わったりする事ありますよね。その場合を予め考慮しておいて、一致率を調整しておく事でアイコンが変更されても操作に支障が出ずに継続して動作が出来るようになります。

イメージ:「赤いリンゴの写真が載っている商品を持ってきて」

また、応用として、文字をコードとしてでなく画像として読み取るように設定することで、細かなシステムの変更が出た時にも不具合が起き難くなる方法もあります。

以上、3つの指定方法について簡単に説明しました。

それぞれの方法でなく組み合わせて指定する事も可能なので、開発業者と擦り合わせながら漏れがなく継続性のある仕組みを構築できればと思います。

導入直後は安定していても、その後の不具合や微修正の手間が多すぎて結局元に戻す企業も多いと聞くので、導入時の価格だけでなくフォローまで考えた製品選びと、継続性のある仕組み構築が大切です。

前回、RPAは何者なのかを学び、今回では機能についてイメージを掴んで頂けたかなと思います。

次回は導入までにやっておくべき事・気をつける事についてまとめる予定です。

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